Erst bei der Anreise des Gastes wird die Zimmernummer vergeben. Grosse Hotels arbeiten ausschließlich mit Kategorien, weil der Zimmerplan ansonsten zu unübersichtlich wird und auf einem Bildschirm nicht mehr vollständig dargestellt werden kann.
Phoenix hilft bei der Vergabe der Zimmer indem es die Buchungen automatisch unter den freien Zimmern im Zimmerplan unterbringt. Die Arbeit verlagert sich von der Verwaltung und Arbeit mit Zimmernummern auf die Verwaltung des Hotels aufgrund von freien Zimmerkategorien.
Der Zimmerplan fasst die Zimmer der gleichen Preisklasse zusammen und zeigt in einer eigenen Zeile die freien Zimmer an.